PERAN ADMINISTRASI PURCHASING DALAM EFISIENSI PENGELOLAAN KEUANGAN PERUSAHAAN (STUDI KASUS PADA PT INDO BISMAR SURABAYA)
DOI:
https://doi.org/10.51878/cendekia.v6i1.8887Keywords:
administrasi purchasing, efisiensi keuangan, pengadaan barangAbstract
Purchasing administration plays a vital role in ensuring procurement effectiveness and financial management efficiency. However, reliance on manual systems often leads to data inaccuracies and barriers to information access. This study aims to analyze the contribution of purchasing administration to financial efficiency through a case study of PT Indo Bismar Surabaya, which still implements a manual system and is transitioning to digital. Using descriptive qualitative methods, data collection was conducted through participant observation, in-depth interviews, and documentation of stock recapitulation, Purchase Order (PO) management, profit and loss statement preparation, and archiving activities. The research findings indicate that routinely organized administrative governance significantly improves cost transparency and purchasing budget control. Although manual systems still dominate, initial efforts to digitize documents have proven to accelerate information access and reduce the need for archive space. It is concluded that optimizing purchasing administration is a key element in financial efficiency, and therefore recommends a transition to an integrated digital system to maximize the accuracy, speed, and accountability of future procurement processes.
ABSTRAK
Administrasi pembelian memegang peranan vital dalam menjamin efektivitas pengadaan dan efisiensi pengelolaan keuangan, namun ketergantungan pada sistem manual sering kali memicu ketidakakuratan data dan hambatan akses informasi. Penelitian ini bertujuan menganalisis kontribusi administrasi purchasing terhadap efisiensi keuangan melalui studi kasus pada PT Indo Bismar Surabaya yang masih menerapkan sistem manual dan transisi digital. Dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif, pengumpulan data dilakukan melalui observasi partisipatif, wawancara mendalam, dan dokumentasi terhadap aktivitas rekapitulasi stok, pengelolaan Purchase Order (PO), penyusunan laporan laba rugi, serta pengarsipan. Temuan penelitian menunjukkan bahwa tata kelola administrasi yang terorganisir secara rutin mampu meningkatkan transparansi biaya dan pengendalian anggaran pembelian secara signifikan. Meskipun sistem manual masih mendominasi, upaya awal digitalisasi dokumen terbukti mempercepat akses informasi dan mereduksi kebutuhan ruang arsip. Disimpulkan bahwa optimalisasi administrasi purchasing adalah elemen kunci dalam efisiensi keuangan, sehingga direkomendasikan transisi menuju sistem digital terintegrasi guna memaksimalkan akurasi, kecepatan, dan akuntabilitas proses pengadaan di masa depan.
References
Alala, A. Y., Novaria, E., & Mahriadi, N. (2025). Analisis sistem perencanaan logistik nonmedik di Bagian Rumah Tangga Rumah Sakit Umum Daerah Siti Fatimah Provinsi Sumatera Selatan. Cendekia: Jurnal Ilmu Pengetahuan, 5(4), 1467. https://doi.org/10.51878/cendekia.v5i4.7148
Alfiandri, M. H., & Yuliani, F. (2021). Penerapan e-procurement dalam proses pengadaan barang/jasa. Journal of Community Services Public Affairs, 1(3), 73. https://doi.org/10.46730/jcspa.v1i3.26
Alif, N., Muliati, M., & Ashariana, A. (2025). Implementasi kebijakan electronic government di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Makassar. Cendekia: Jurnal Ilmu Pengetahuan, 5(1), 233. https://doi.org/10.51878/cendekia.v5i1.4279
Fajri, N., Rahayu, F. E., Mappatunru, A. A., & Budiarti, N. A. E. (2025). Implementasi sistem informasi berbasis Odoo dalam mendukung tata kelola keuangan sekolah berbasis digital. Infomatek, 27(2), 195. https://doi.org/10.23969/infomatek.v27i2.25270
Francesco, I. M., & Hastuti, H. (2022). Pengaruh penerapan e-procurement dan sistem pengendalian internal pemerintah terhadap pencegahan fraud pengadaan barang/jasa pemerintah (Survei pada pejabat pengadaan di Kota Cimahi). Indonesian Accounting Research Journal, 2(3), 237. https://doi.org/10.35313/iarj.v2i3.4126
Hamida, I., Kusumaningsih, W., & Ginting, R. B. (2025). Pengembangan administrasi keuangan berbasis FoxPro untuk meningkatkan efektifitas program kerja di MTs. Social: Jurnal Inovasi Pendidikan IPS, 5(1), 31. https://doi.org/10.51878/social.v5i1.4574
Haratua, C. S., Purnama, R. N., Pramesti, P., Arifin, W., & Nadila, S. A. (2025). Pentingnya sistem managemen SDM berbasis teknologi di era digital terhadap kinerja karyawan. Social: Jurnal Inovasi Pendidikan IPS, 5(2), 506. https://doi.org/10.51878/social.v5i2.5729
Herwansyah, D., Novaria, E., Asteriniah, F., & Lisdiana, L. (2025). Efektivitas pelaksanaan pengadaan bahan makanan pasien di RSUD Siti Fatimah Provinsi Sumatera Selatan. Cendekia: Jurnal Ilmu Pengetahuan, 5(4), 1508. https://doi.org/10.51878/cendekia.v5i4.7149
Latuconsina, Z., & Sariwating, N. (2020). Pengaruh dimensi dari supply chain management terhadap kinerja operasional toko komputer di Kota Ambon. Jurnal Cita Ekonomika, 67. https://doi.org/10.51125/citaekonomika.v14i2.2725
Lawu, S. H., Andriani, R. D., & Kurniasih, N. (2021). Proses administrasi pemesanan bahan baku produksi furniture pada PT Rackindo Setara Perkasa Jakarta. Jurnal Administrasi Bisnis, 1(1), 44. https://doi.org/10.31294/jab.v1i1.317
Mansyur, S. R., Imbaruddin, A., & Rasdiyanti, A. (2025). Auditor kompetensi di Inspektorat Daerah Provinsi Sulawesi Selatan kompetensi auditor di Inspektorat Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Social: Jurnal Inovasi Pendidikan IPS, 5(4), 1585. https://doi.org/10.51878/social.v5i4.8000
Mulyono, P. E. (2020). Analisis pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik pada Pemerintah Kabupaten Gresik. Airlangga Development Journal, 1(1), 32. https://doi.org/10.20473/adj.v1i1.18010
Nahuway, V. F., & Tamaela, E. Y. (2020). Model efektifitas dan efisiensi e-procurement serta dampaknya terhadap kepuasan pengguna di Provinsi Maluku. Jurnal Maneksi, 9(1), 275. https://doi.org/10.31959/jm.v9i1.327
Ompusunggu, D. P., & Irenetia, N. (2023). Pentingnya manajemen keuangan bagi perusahaan. Cemerlang: Jurnal Manajemen dan Ekonomi Bisnis, 3(2), 140. https://doi.org/10.55606/cemerlang.v3i2.1129
Pereira, E. M., Sacramento, A. R. S., Raupp, F. M., & Almeida, D. R. D. (2023). Potencialidades do uso do sistema de registro de preços para uma gestão de compras públicas eficiente: Um estudo na Universidade Federal da Bahia. Revista Gestão Universitária na América Latina - GUAL, 260. https://doi.org/10.5007/1983-4535.2023.e91540
Putra, N. I. T., Husni, L., & Muhaimin, M. (2023). Juridical analysis of the making of business rights deeds in electronic forms. Path of Science, 9(8), 1060. https://doi.org/10.22178/pos.95-7
Ruhadi, R. (2021). Efisiensi dan kebijakan modal kerja masa pandemi Covid 19 (Studi pada industri manufaktur syariah di Indonesia). Jurnal Bisnis dan Kewirausahaan, 17(3), 312–326. https://doi.org/10.31940/jbk.v17i3.312-326
Silva, A. A. D., & Sudré, C. A. G. W. (2022). Gestão de compras em indústrias de confecção na cidade de Maringá-PR. Gestão Org, 20. https://doi.org/10.51359/1679-1827.2022.242604
Sumarsono, S., & Muflihah, N. (2021). Penentuan strategi rantai pasok UMKM yang kompetitif berdasarkan logistical-crossfunctional drivers: Studi kasus UMKM di Kabupaten Jombang – Jawa Timur. J@ti Undip: Jurnal Teknik Industri, 16(1), 42–55. https://doi.org/10.14710/jati.16.1.42-55
Sutrisno, N., Lestari, D. D., & Sirait, E. P. (2024). Pengaruh pengadaan bahan baku dan proses produksi terhadap kualitas produk pada PT. Percetakan Gramedia Kab. Bekasi. Cendekia: Jurnal Ilmu Pengetahuan, 4(2), 191. https://doi.org/10.51878/cendekia.v4i2.2953
Wardhani, I. I., Pratami, A., & Pratama, I. (2021). E-procurement sebagai upaya pencegahan fraud terhadap pengadaan barang dan jasa di Unit Layanan Pengadaan Provinsi Sumatera Utara. Jurnal Akuntansi dan Bisnis: Jurnal Program Studi Akuntansi, 7(2), 126. https://doi.org/10.31289/jab.v7i2.5293
Weti, W., Novaria, E., & H, D. C. (2025). Implementasi kebijakan persyaratan kesehatan lingkungan di RSUD Siti Fatimah Provinsi Sumatera Selatan. Cendekia: Jurnal Ilmu Pengetahuan, 5(4), 1602. https://doi.org/10.51878/cendekia.v5i4.7147
Yulistin, C., & Widjaja, I. (2023). Dampak efektivitas pengelolaan aktiva terhadap profitabilitas perusahaan sektor aneka industri yang terdaftar di Indonesia Stock Exchange periode 2018 hingga 2020. Jurnal Manajemen Bisnis dan Kewirausahaan, 7(4), 738. https://doi.org/10.24912/jmbk.v7i4.25359
Yuniasih, I., & Natalia, D. (2022). Administrasi pengadaan barang farmasi (Studi pada klinik di Bogor). Jurnal Administrasi Bisnis, 2(2), 109. https://doi.org/10.31294/jab.v2i2.1643
Yusni, Y. (2022). Pengaruh implementasi e-procurement dan komitmen organisasi terhadap pencegahan fraud pengadaan barang/jasa dengan sistem pengendalian internal pemerintah sebagai variabel moderasi. Inobis: Jurnal Inovasi Bisnis dan Manajemen Indonesia, 5(2), 138. https://doi.org/10.31842/jurnalinobis.v5i2.138
